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E-Learning Produktion: Das Team, die Zuständigkeiten und der Ablauf

2. Dezember 2021

5 Minuten Lesezeit

Rebecca Feucht

2. Dezember 2021

5 Minuten Lesezeit

Rebecca Feucht

E-Learning Produktion: Das Team, die Zuständigkeiten und der Ablauf

In diesem Blog sprechen wir viel über die verschiedenen E-Learning Formate und Technologien – was sie verbindet und was sie unterscheidet. Doch bei der Produktion bleibt ein wichtiger Bestandteil meistens gleich: Das Projektteam. Es setzt sich aus verschiedenen Expert:innen und Spezialist:innen zusammen, die Hand in Hand arbeiten, um die besten Lernmedien zu erstellen. Wer diese Menschen sind und wie sie für das beste Ergebnis zusammenarbeiten, möchte ich gerne in diesem Beitrag näher beleuchten.

Disclaimer: Es handelt sich bei der folgenden Darstellung um eine beispielhafte Umsetzung, die vereinfacht wurde und sich innerhalb von Projekten oder Unternehmen unterscheiden kann.

Wer gehört zum Team?

Wer schon einmal ein E-Learning gekauft hat, kam vermutlich mit der Vertriebsabteilung und der Projektleitung in Kontakt. Hinter diesen agieren aber noch weitere Abteilungen, die meistens im Verborgenen bleiben, oder manchmal in einem Meeting oder einer E-Mail auftauchen. Dies sind die produzierenden Team-Mitglieder. Darunter fallen Konzeption, Grafik, Entwicklung und Qualitätssicherung. Doch wer ist für was zuständig?

Projektleitung

Die Projektleitung ist für die externe Projektkoordination zuständig und spricht mit den Kund:innen über alle Bestandteile des Projektes. Ebenso ist sie die Schnittstelle zu allen internen Projektbeteiligten und verantwortet das Zeit- und Ressourcen-Management und steuert somit das komplette Projekt während der Laufzeit.

Konzeption

Um die inhaltliche Umsetzung und Kreativität kümmert sich die Konzeption. Sie arbeitet eng mit den Abteilungen Grafik und Entwicklung zusammen, um die optimale Mischung zwischen den Möglichkeiten und dem Nutzen zu schaffen. Das Ergebnis, also die inhaltliche Aufbereitung mit Umsetzungsvorschlägen, ist die Grundlage für die weiteren produzierenden Abteilungen.

Grafik

Die Arbeit der Grafikabteilung startet teilweise schon in der PreSales-Phase, da sie den Vertriebskolleg:innen mit der Erstellung von Mockups bei den Angeboten hilft. Danach arbeitet sie Hand in Hand mit der Konzeption und bringt die ersten Gedanken zum Screenplay ein. Bei der Umsetzung des Konzepts arbeitet die Grafik eng mit der Entwicklung zusammen, um die technische Funktionalität zu berücksichtigen.

Entwicklung

Die Entwicklung sorgt für die technische Umsetzung und Lauffähigkeit im Rahmen der Projektparameter. Hier geht es um vorher benannte Ziele, wie bestimmte Geräte oder die Lauffähigkeit als App, ob der Kurs barrierefrei erstellt werden soll, oder ob bestimmte Testszenarien erfolgen sollen. Ebenso arbeitet die Entwicklung eng mit der Grafik und der Qualitätssicherung zusammen.

Qualitätssicherung

Eine Qualitätssicherung erfolgt in jedem Schritt der Produktion, dementsprechend arbeitet die Abteilung mit allen anderen eng zusammen. Sie sorgt für eine einwandfreie Auslieferung in Bezug auf inhaltliche Überprüfung, Lauffähigkeit und Erfüllung der Vertragsparameter.

Vertrieb

Die Vertriebsabteilung darf jedoch in dieser Auflistung auch nicht fehlen. Wie eingangs erwähnt, ist sie ist der erste Kontakt, den Kund:innen mit der Agentur haben und bleibt zu jedem Zeitpunkt primäre Ansprechpartnerin. Sie pflegt auch während der Projektphase die Beziehung und unterstützt beim Ausbau der Zusammenarbeit.

Und wie entsteht ein E-Learning?

Von der Idee zum Kauf: Die Angebotsphase

Die Entstehung eines E-Learning Kurses startet meistens damit, dass Interessent:innen einen Schulungsbedarf im eigenen Unternehmen bemerken. Mit diesem Anliegen wenden sie sich an eine E-Learning Agentur und starten in der Vertriebsabteilung. Dort beginnt der kreative Prozess, denn durch das Gespräch zwischen Vertrieb und Interessent:in, werden die ersten Parameter besprochen.
Für die Angebotserstellung tritt der Vertrieb häufig mit den kreativen Abteilungen in Kontakt, um den Ideen ein Gesicht zu geben. Daraus entsteht dann ein vollständiges Angebot, das neben dem Bedarf, den Umsetzungsideen auch die technischen Parameter benennt.
Dieses Angebot ist die Grundlage für die folgenden Gespräche. Es wird solange angepasst, bis es den Interessent:innen zusagt und eine Umsetzung auf dieser Grundlage für die Agentur möglich ist.
Mit dem Zustimmen beider Parteien kommt es zum Kauf und somit geht das Angebot beziehungsweise der Vertrag an die Projektleitung und wird intern sowie extern passend koordiniert.

Der Startschuss in das Projekt: Das Drehbuch

Nun gibt die Projektleitung die anfallenden Aufgaben weiter. Es startet mit der Konzeption. Basierend auf eigenem Fachwissen, Fachexperten des kaufenden Unternehmens oder externen Spezialisten bereitet sie die fachliche Grundlage vor. Gemeinsam mit der Grafik entsteht daraus ein Drehbuch, da sie das fachliche mit den ersten Gestaltungsideen kombinieren.
Nach diesem Schritt geht das Arbeitsergebnis an die Qualitätssicherung, die das Drehbuch auf Fehler prüft, bevor es zum Kunden/zur Kundin zur Freigabe geht.

Hand in Hand: Die Umsetzung

Aus dem entstandenen und freigegebenen Drehbuch erstellen nun Entwicklung und Grafik das gewünschte e-Learning.
Wenn diese beiden Abteilungen und die Projektleitung mit dem Ergebnis zufrieden sind, kommt wieder die Qualitätssicherung ins Spiel und führt Sicherheits- und Funktionstest durch.
Fallen diese Ergebnisse positiv aus, wird das fertige E-Learning an die Kund:innen ausgeliefert.
Das ist die Phase der Abnahme: Das kaufende Unternehmen testet den Kurs auf die benötigten Funktionen, auf die inhaltliche Korrektheit und die Optik.
Sollten hier Fehler auftreten, gibt das Unternehmen ein Feedback an die Projektleitung. Diese spricht mit der jeweiligen Abteilung das Feedback durch und die Anpassung wird vorgenommen. Auch die Qualitätssicherung wird noch einmal mit einer Prüfung beauftragt. Danach geht eine zweite Auslieferung zur Prüfung an das kaufende Unternehmen.
Wenn alles passt, ist das Projekt beendet. Spätestens an diesem Punkt kommt die Vertriebsabteilung wieder ins Spiel, denn eine gute Beziehung zu Kund:innen muss gepflegt werden. Das bedeutet, sie steht auch bei weiteren Anpassungen des gekauften Kurses unterstützend, oder bei neuen Projekten als guter Partner oder gute Partnerin zur Seite.

Es bedarf vieler einzelner Schritte und Teilaufgaben, um ein E-Learning zu erstellen, und nicht jedes Projekt läuft gleich ab. Doch das Ziel dieses Beitrags ist es, einen groben Überblick zu ermöglichen.

Mehr über den Erstellungsprozess finden Sie hier:

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